Un CMS es un gestor de contenidos. Algunos le añaden además el término web creando así la denominación WCM para aludir a los gestores de contenidos web, pero realmente ambos acrónimos se usan para lo mismo: un software digital que nos permite introducir datos y contenido de una forma fácil e intuitiva y proceder a su publicación.
Índice:
No hay que ser muy listo para saber que la gestión de los contenidos, de la información en definitiva, es una necesidad desde antaño. Sin remontarnos mucho en el tiempo, conocidas por cualquiera que tenga una cierta edad son las grandes enciclopedias que reinaban en los salones de los apartamentos españoles a mediados de los años 80. No existía el mundo digital como lo conocemos hoy en día, pero sí existía la necesidad de conocimiento en información y de tenerla clasificada y ordenada.
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El mundo ha ido evolucionado hasta nuestros días, donde estamos “infoxicados”. Existe mucha información de todo tipo y condición y mucha no es ni siquiera verídica. En este mundo digital en el que vivimos la necesidad de almacenar la información y su recuperación cada vez es más crítica.
La necesidad de gestión de contenidos estuvo presente desde que se inventó Internet. Desde los sistemas más manuales y rudimentarios a los modernos CMS, que son todo un prodigio de la técnica, se ha producido una gran democratización de los contenidos. Gracias a buenos CMS gratuitos como WordPress, Joomla o Drupal cualquiera puede montar excepcionales sistemas para crear y almacenar información. Aunque ya no está en lo más alto, no hace mucho del fenómeno blog, y muchos de estas primeras bitácoras que tuvieron éxito evolucionaron hacia grandes portales y periódicos digitales.
Con el avance de la técnica, hoy en día es casi impensable lanzar una nueva web sin que haya un buen CMS detrás, puesto que son muchas las características que una buena web optimizada debe tener y la opción de realizar esto sin CMS es muy costosa.
¿Qué es exactamente un CMS? Definición
Antes de proponer una definición, vamos a repasar las que a mi juicio son las características básicas de un CMS:
- Un primer rasgo distintivo es que es un software que cuenta con una inferfaz (generalmente web) específico no solo para introducir el contenido (editor web), sino para gestionar el propio CMS.
- Otro rasgo clave de los CMS es que permiten gestionar, actualizar y publicar contenido sin necesidad de conocimientos técnicos ni de diseño gracias a una interfaz sencilla, visual y buenos niveles de usabilidad.
- El contenido debe ser almacenado, no necesariamente en una base de datos ni en el mismo sitio en el que se encuentre el CMS, y estar accesible en todo momento. Es decir, perdura.
- Debe contar con un sistema de roles y permisos, aunque sea mínimo y solo destinado a acceder al sistema y no permitir que nadie autorizado acceda al contenido.
- Debe contar con un flujo determinado de trabajo y de tratamiento de la información, que debe poder pasar por varios estados desde que se inicia hasta que se publica.
- Debe posibilitar la organización y estructura del contenido con algún sistema de jerarquización a la hora de presentar la información basado en taxonomías.
- Debe tener una parte privada de gestión, el backend, y una pública, el frontend, en la que se muestra el contenido formateado de una forma específica (diseño).
Siguiendo los anteriores rasgos básicos y fundamentales propongo la siguiente definición: “Un gestor de contenidos es un software que permite a diferentes públicos, mediante una interfaz web en la mayor parte de ocasiones y siguiendo un flujo de trabajo determinado, crear y editar contenidos y, posteriormente, publicarlos de una forma sencilla, accesible y automatizada”.
No existe una única definición. Las hay más sencillas aún: “Un sistema de gestión de contenidos, por definición, es un proceso o sistema que permite a un individuo o a una organización la gestión de contenido web a través de una aplicación con una interfaz web”.
O más académicas, como la que destaca Wikipedia, extraída de la publicación de Mario Pérez-Montoro “Gestión del conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos”: “Un sistema de gestión de contenidos o CMS (del inglés content management system) es un programa informático que permite crear un entorno de trabajo para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los administradores, editores, participantes y demás usuarios”.
¿Por qué debo usar un CMS? Ventajas
Ya hemos visto algunas ventajas de los CMS. Vamos a ver algunas más:
- Gratuidad: Para muchos la gratuidad es clave a la hora de decidir qué CMS usar y esto es posible gracias al código libre. Excelentes CMS de todo tipo y condición están disponibles gracias a buenas comunidades de voluntarios que los mantienen y los ofrecen en descarga gratis. Estos gestores de contenidos, como WordPress o Drupal, son además enormemente avanzados, es decir, que no por gratuitos son menos aptos y no solo existen para publicar contenidos, sino que también se puede montar una tienda online y existen para muchos otros propósitos.
- Comodidad: Crear una web con un CMS es muy cómodo con respecto a crear una web moderna y completa sin gestor de contenidos. Para tener éxito y conseguir una buena audiencia la web debe ser muy buena en muchos aspectos (velocidad, SEO, etc) y esto solo lo asegura un buen CMS. Para los editores de contenidos o periodistas es fundamental que se preocupen de los contenidos e incluso el SEO y puedan olvidarse completamente de otros aspectos como el diseño, el hosting, etc.
- Optimización de serie: Muchos proyectos de contenidos y periódicos digitales cuentan con los buscadores, y concretamente Google Search, como una gran fuente de tráfico, por lo que el proyecto debe estar perfectamente optimizado para SEO y permitir su correcta configuración. Los CMS modernos manejan esto a la perfección.
- Mantenimiento: Los mejores CMS (y este blog es un ejemplo de ello) permiten un mantenimiento de la web muy sencilla con solo unos clics y suele ser igualmente fácil instalar y desisntalar extensiones o plugins. Esto supone que el mantenimiento suele ser sencillo, aunque obviamente hace falta tener un mínimo de conocimientos, pero el mantenimiento en general en los CMS modernos puede ser realizado por perfiles sin conocimientos técnicos. Si se escoge la opción de CMS en la nube, se perde algo de flexibilidad y control sobre el proyecto, pero los webmasters pueden olvidarste totalmente del mantenimiento.
- Escalabilidad: Los CMS modernos son además muy escalables. Esto significa que nos acompañan durante el inicio, pero también están pensados para expandirse y seguir funcionando con grandes tráficos y requerimientos crecientes y cambiantes. En este sentido, los mejores CMS son también muy flexibles.
- Comunidad: Este es un aspecto clave en el código libre que también tiene su importancia en los CMS privados o de pago. La comunidad no solo mantiene y traduce el gestor de contenidos, también lo promociona y supone una inestimable ayuda para resolver los problemas y errores más comunes.
- Intuitivo: Usar un buen CMS en la mayor parte de los casos es usar un sistema sencillo de usar no solo para el webmaster y los editores de contenido, sino también para los usuarios, ya que los diseños suelen ser muy trabajados e intuitivos.
- Fácil instalación: Los CMS de código libre más populares se han esforzado mucho también para que la instalación en hosting sea igualmente sencilla para usuarios que no sean ingenieros, de forma que suele ser relativamente fácil.
Tipos de CMS
Existen todo tipo de CMS. Pueden ser clasificados en diferentes tipologías, si bien la tipología que los ordena por finalidad quizás es la más interesante, pues nos provee del mejor CMS dependiendo del tipo de proyecto que queramos ejecutar:
- Web content management (CMS o WCM) son los gestores de contenidos expresamente pensados para generar contenido, como los de los periódicos digitales: WordPress, Joomla, Ghost, Blogger…
- Learning Management Systems (LMS) son los destinados a servir como centro educativo online: Moddle, Canvas LMS, Chamilo LMS…
- Enterprise content management (ECM) son los CMS o más bien DXP (Digital Experience Platform) pensados para manejar la experiencia ditial de cualquier empresa: Liferay, Typo 3, Sitecore…
- Digital asset management (DAM) son los destinados a almacenar los activos ditiales de la empresa: Bynder, etc.
- CMS especializados en comercio electrónico: Magento, Shopify, Opencart, Prestashop, etc.
- CMS para crear Wikis: Mediawiki, TikiWiki…
- CMS con foco en foros: phpBB, vBbulletin….
En CMS MAG tenemos un extenso artículo sobre tipología de los CMS que puedes consultar si deseas más información.
CMS más usados de Internet
En CMS MAG solemos usar los datos de W3tech para ir repasando la cuota de mercado de los CMS en internet.
Con arreglo a estos datos, el CMS por defecto de Internet es WordPress. Aunque inicialmente fue concebido como un sistema para hacer blogs, hoy en día es una auténtica navaja suiza que, gracias a los plugins, puede convertirse en cualquier cosa, como una tienda online o un foro. Esta misma publicación está hecha con este gestor de contenidos ya que además resulta muy fácil de mantener y cuenta con una comunidad gigantesca.
Según la cuota de mercado, Shopify es el gestor de contenidos más popular para tiendas online, aunque seguramente sea por su modelo de negocio, que cobra un porcentaje de las ventas sin ningún otro tipo de pago inicial. Magento, incluido en Adobe Sites, y Prestashop le siguen.
Wix y Squarespace son también bastante populares, aunque tienen sus limitaciones y modelo de negocio particular. Y los otros CMS de código abierto más populares son Joomla y Drupal.
CMS recomendados por CMS MAG
En CMS MAG hemos realizado exclusivos análisis de la práctica totalidad de los CMS más populares de España. Muchos de ellos están accesibles desde la portada y son realmente útiles para elegir CMS. No hay un mejor CMS para todos, sino uno que se pueda adaptar mejor a nuestras necesidades y proyecto. Dicho esto, estos son los 3 CMS que recomendamos en principio:
- Proyecto de información y contenido de poco tráfico: WordPress. Ya hemos glosado las ventajas de este CMS. Realmente son tantas, es tan sencillo e intuitivo, y tiene tantas posibilidades de ampliación que es inevitable recomendarlo como primera opción para proyectos de información.
- Proyectos de contenido e información de gran tráfico: Glide Publishing Platform. Se trata un CMS moderno, robusto y flexible que he utilizado en mi etapa en AS Apuestas y que he analizado recientemente. Existen muchas otras opciones y de todas ellas damos buena cuenta en CMS MAG.
- Proyectos para empresa de pequeño y mediano presupuesto (DXP): Drupal. Un clásico del código libre que no pasa de moda y que es un framework que, en manos de desarrolladores de buen nivel, puede hacer maravillas. Su parte para empresas, Acquia, es otra buena posibilidad para grandes tráficos, si bien no tiene todavía gran implantación en nuestro país.
- Proyectos para empresa de gran presupuesto (DXP): Liferay. Se trata de un CMS que tiene parte de código libre y que además presta servicio a empresas de gran implantación en nuestro país que es muy usado por empresas del IBEX 35 incluyendo Movistar, La Caixa o Iberdrola, entre otros.
Otros aspectos muy interesantes a considerar
- Plugins y extensiones: Desde mi punto de vista, éste es un aspecto clave a la hora de elegir CMS, sobre todo en lo que a código libre se refiere. Es importante que el gestor de contenidos tenga un ecosistema de terceros que ofrezcan extensiones con las funcionalidades que se piense que se pueden necesitar en el futuro, como por ejemplo un muro de pago o un sistema de vídeo nativo. No todos los CMS son iguales en este sentido y también sus comunidades suelen ser bastante diferentes en su composición y prioridades.
- Migraciones de CMS: Presta especial atención a este proceso y ya tienes tu web en un CMS y deseas cambiar a otro mejor. ¡No dudes en seguir estas instrucciones o tu tráfico se puede resentir mucho!
Cómo elegir el mejor CMS
Elegir el mejor CMS no es tarea sencilla. Ningún proyecto ni cliente es igual a otro y por eso en CMS MAG contamos con un servicio de asesoramiento en este sentido que cuenta con estos pasos:
FASE 1 DE AUDITORÍA Y TRABAJO INTERNO:
- Elaboración del briefing inicial o documento de especificaciones del proyecto.
- Determinación del presupuesto y recursos junto al cliente.
- Lista inicial de CMS candidatos y primera evaluación interna.
FASE 2 EXTERNA, EN LA QUE YA SE SALE AL MERCADO:
- Petición de presupuestos.
- Evaluación de los finalistas.
- Demo de producto.
- Decisión final y contrato
- Posteriormente ofrecemos asistencia en la migración y estabilización del proyecto en producción.
Si te interesa, puedes conocer todos los detalles sobre nuestro exclusivo método.
Conclusiones
En CMS MAG llevamos ya 5 años como publicación líder en gestores de contenidos y por eso creemos que tenemos toda la autoridad para definir qué es un CMS y recomendar los mejores del mercado. Contacta con nosotros si deseas algún tipo de asesoramiento digital.
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