7 pasos para elegir el mejor CMS para ti o tu empresa

Elegir CMS puede no ser fácil, hay muchos factores y públicos a los que tener en cuenta, por lo que recomendamos seguir estos pasos, que facilitarán mucho la tarea a cualquiera que no quiera fallar en una elección que puede ser vital para el negocio.

Fase de auditoría y trabajo interno:

1. Elaboración del briefing:

• En primer lugar es recomendable realizar auditoría del CMS actual si existe y ver qué características se desean mantener. Es importante que participen aquí todos los públicos que usan el CMS, no solo los periodistas en el caso de medios de comunicación.
• En segundo lugar, se debe hacer una segunda lista con las características que se desean obtener con el cambio del CMS. Estas listas conforman un primer briefing que es un gran punto de partida para buscar nuevo CMS. Estas listas deben ordenar sus elementos por orden de importancia decreciente. Un buen consejo en este momento es no dar ninguna características por sentada, por muy evidente que parezca.
• Se puede redondear este briefing con mucha más información como el flujo de trabajo, los tipos de contenidos y un largo etcétera. Cuanto más completo sea el briefing en este paso, mejor será la elección de partner tecnológico y/o CMS.

2. Determinación de presupuesto.

• Es bueno que, antes de salir al mercado, se tenga claro el presupuesto del que se dispone a priori; sino el importe exacto, al menos una horquilla realista. Con esta información se está en condiciones de saber si se puede permitir ciertos CMS privados o no. Hay que recordar que confeccionarse uno mismo el CMS es solo recomendable en contadas ocasiones y no lo contemplamos como opción en este análisis.

3. Lista inicial de CMS y primera evaluación:

• Teniendo en cuenta toda la información anterior, es recomendable hacer una nueva lista, pero esta vez de candidatos a CMS para nuestro proyecto. En este sentido es bueno revisar con los líderes de mercado, tanto nacionales como internacionales, en la familia temática de CMS (los mejores CMS para construir foros no son los mismos que para un medio de comunicación) que nos ataña, así como los gestores de contenidos emergentes.
• Esta primera lista es tentativa y abierta, e influida por el presupuesto y las características específicas de nuestro proyecto. Tampoco hay que dejarse impresionar por los nombres y el marketing de cada marca, la decisión ha de ser tomada racionalmente. En este momento se puede comprobar si las características del briefing coinciden o no con lo que ofrece el CMS en su publicidad o documentación.

Fase externa, en la que se sale ya al mercado:

4. Petición de presupuestos:

• Llegó el momento en el que procedemos a contactar a los vendedores privados o a los grandes expertos en ciertas plataformas de código libre. Con las impresiones que nos llevemos de cada uno, así como el precio que nos proporcionen, podremos ya acotar la lista de CMS a unos pocos nombres.

5. Evaluaciónde los finalistas (y las capacidades propias):

• A la hora de elegir CMS, no solo hay que evaluar bien al partner tecnológico que nos acompañará en la travesía, también el cliente debe ser franco consigo mismo y tener en cuenta los recursos humanos con los que cuenta y su grado de experiencia, ya que el CMS se debe adaptar a ellos.
• Dicho esto, son muchos los criterios con los que se debe evaluar al partner: Experiencia, nivel de confianza, recursos humanos e interlocutor, capacidad de desarrollo evolutivo, nivel de mantenimiento y de respuesta, tiempos de entrega del proyecto, recorrido que pueda tener tanto el partner como el propio CMS en el futuro… Es vital tener confianza en que el proyecto avanzará y será actualizado y mantenido de una manera satisfactoria.

6. Demo:

• Como parte final de la evaluación del partner y del CMS, pero con importancia y entidad propia, resaltar que es muy recomendable pedir una demo con todas las capacidades del CMS para comprobar si es tan “usable” como necesitamos, si se adapta al equipo humano con el que contamos o al contenido que producimos, si realmente cuenta con las características prometidas, etc. Cuantas más funcionalidades de las que hemos elegido tenga el CMS de core, mejor; no es muy recomendable acudir a muchas extensiones o plugins.

7. Decisión final y contrato:

• Una vez evaluados los finalistas, se procede a realizar la decisión y plasmar los compromisos en un contrato que es vital que contenga todos los requisitos, plazos de entrega, nivel de asistencia y un largo etcétera, así como las penalizaciones en caso de incumplimiento. Acto seguido, con el contrato debidamente confeccionado y formalizado por abogados competentes, simplemente hay que hacer valer lo firmado, que no es poco.

El mantenimiento y desarrollo evolutivo es harina de otro costal y lo veremos en próximos capítulos. Te recomendamos suscribirte a nuestra newsletter para no perderte nada.

Aprovecho para acabar este artículo sobre cómo seleccionar CMS recomendando la documentación que realizó Estudio 24 para W3C, que supone un ejercicio de transparencia sin precedentes en lo relativo a la elección de CMS. Es un ejemplo real perfecto que ilustra el proceso de elección de CMS y cómo uno de ellos se adaptó mejor que el resto al cubrir la principal petición del cliente: contar con un site 100% accesible. También se puede consultar todo el razonamiento que llevó a la elección final de CMS.

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