El flujo de trabajo, contenidos o editorial (o workflow en inglés) comprende los pasos o estadios por los que va pasando el contenido desde que se inicia el proceso de introducción de datos en el CMS hasta su borrado definitivo, si es que el CMS lo permite.
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El flujo de contenidos es un proceso indispensable en un CMS, tal y como vimos en la definición de CMS.
Quizás el flujo editorial más sencillo y práctico y probablemente más usado en pequeñas publicaciones es el que tiene simplemente tres pasos: Edición, publicación y despublicación.
Pero todo se complica, obviamente, cuando se trata de en grandes proyectos internacionales en los que la introducción de datos y contenidos se realiza por múltiples personas, que a su vez cuentan con diferentes roles y permisos. Un director editorial no puede tener los mismos permisos sobre el flujo editorial que un editor freelance externo, o el departamento de marketing, por ejemplo.
No existe un flujo de contenidos ideal, pero sí suele haber varios pasos muy comunes en este tipo de proyectos más complejos.
- Borrador o draft: Primer trabajo en el contenido.
- Edición y colaboración: El contenido está en el sistema ya almacenado y puede seguir siendo editado hasta pasar al siguiente paso. También permanece así a la espera de que un compañero haga sus propias ediciones o complete el contenido. Pocos CMS permiten colaboración en tiempo real, así que suele ser necesario guardar el contenido y salirse del mismo para posibilidad que otra persona pueda entrar a concluirlo.
- Moderación o corrección: En el caso de que alguien repase el contenido para aprobarlo, o bien simplemente para corregirlo, o puede ser que un representante del equipo de SEO lo revise, por ejemplo, antes de ser publicado.
- Publicación: El artículo ha sido aprobado y está accesible para todos los usuarios anónimos del site.
- Despublicado o archivado: El contenido ya no está disponible en producción. Esto puede ser motivos editoriales, legales, de SEO, etc. El contenido aún existe en el sistema y podría ser republicado, pero permanece en modo privado en el backend, solo a la vista de quien tenga permisos para verlo. Existe en el CMS como una especie de copia de seguridad.
- Borrado: Definitivamente desaparece del sistema y no es recuperable cuando pasa a este estado. Este último paso a veces no existe porque el anterior se considera suficiente y no es necesario eliminar definitivamente el contenido.
En Drupal se observa perfectamente el paso de un estado a otro de los artículos porque todo se guarda en una especie de logs. El CMS además almacena cada paso y lo guarda en el caso de querer volver a una versión anterior (control de versiones, lo cual es realmente interesante.
También muestra muy bien cómo el flujo de la información no es siempre lineal, puesto que un usuario con grandes permisos puede saltarse la fase de moderación e ir directamente a la de publicación. O, por poner otro ejemplo, cuando se edita una noticia publicada, en realidad se está generando un nuevo borrador que posteriormente generará una nueva versión publicada que sobreescribirá a la anterior.
Drupal es de nuevo aquí el modelo a seguir, puesto que fue de los primeros que incluyó en el código libre la posibilidad de personaliza el flujo editorial al gusto y además cuenta con un sistema de roles y permisos impresionante. Joomla también posteriormente incorporó la posibilidad de editar el flujo de contenidos de una forma sencilla y asequible. Anteriormente, era habitual que el flujo se configurara al comienzo del proyecto y se necesitaran ingenieros para volver a retocarlo.
Los CMS más avanzados tienen buenos sistemas de flujo editorial de forma que está todo perfectamente automatizado y se va a visando a los moderadores o redactores jefe de los artículos pendientes de revisar y también, por ejemplo, se puede avisar a los portadistas si se considera que puede ser interesante para portada. El CMS no solo almacena en este caso el propio flujo editorial de la noticia, sino también las acciones de la redacción con respecto a esa noticia, es decir, si son diligentes o no, de forma que el director puede acceder en cualquier momento a su historia. De esta forma, no hay que usar otro medio de comunicación como correo electrónico o WhatsApp para complementar el sistema.
Hoy en día los CMS son bastante estables y se puede realizar en ellos la edición de contenidos con total confianza, pero unos años atrás, cuando eran menos maduros, a veces ocurrían errores a la hora de guardar el contenido por diferentes razones y fruto de horas de trabajo se podía perder. Hoy en día, los CMS modernos cuentan con autoguardado y es fácil recuperar prácticamente todo el contenido si algo falla. Aun así somos muchos los que tenemos el hábito de componer en Microsoft Word o similar debido a los mencionados problemas.
Como hemos comentado antes, el flujo editorial está íntimamente ligado con el sistema de roles y permisos, de forma que lo ideal es restringir los permisos a las tareas que cada usuarios debe hacer en el CMS y ninguna más.
A pesar de su gran importancia, el flujo editorial es uno de los grandes olvidados en los gestores de contenidos. Se tiende al flujo más sencillo posible y a no restringirlo de forma que no se usa todo su potencial. Bien usado y configurado es perfectamente posible automatizar el trabajo de la redacción, aumentar la seguridad, optimizar el control de lo publicado y relacionarlo con el éxito.
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