Se ha puesto muy de moda, porque tiene todo el sentido, hacer un cálculo exacto del ROI (return of investment o retorno de la inversión) con su Excel y los ahorros en todos los ámbitos perfectamente cuantificados a la hora de cambiar de CMS. Siempre se tuvieron claras las áreas en las que el gestor de contenidos o CMS iba a ayudar al medio de comunicación o empresa, pero la novedad son ahora las detalladas cuentas que se hacen para justificar el cambio de CMS.
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Saco este tema por dos razones. La primera, porque ha llegado a mis manos un completo informe de inteligencia de este tipo con todo tipo de justificaciones matemáticas para realizar un cambio de CMS realmente grande, y, en segundo lugar, por este artículo realizado por bitban, en el que se esboza el tema.
Lo primero que hay que indicar es el que ROI es mayor cuanto más precaria es la situación del cliente a la hora de plantearse la modernización del CMS y lo grande que sea su redacción. Es en esta situación en la que el nuevo CMS puede brillar más, puesto que puede suponer beneficios en más áreas gracias a la modernización y la automatización de procesos.
Al final el ROI es una simple cuenta de gastos e ingresos, es decir, qué costes tiene implementar el nuevo CMS, el training, el mantenimiento, el uso de personal interno por parte del cliente y el desarrollo evolutivo y compararlo con el ahorro de costes que va a producir el nuevo software. Es habitual que se indique en qué momento se cubren esos costes y a partir de qué plazo de tiempo se entra en beneficios.
Ya hemos hablado de los costes, pero para calcular el ROI es necesario saber cómo va a aumentar la productividad de los redactores y convertirá en números. Lo mismo con el equipo de desarrollo (ingeniería) del cliente, que puede ser más productivo o incluso reducirse porque la empresa encargada del CMS se encargue en exclusiva de esta tarea. Hay que contar también como ingresos los incrementos en SEO, que suponen aumento de los ingresos por publicidad, así como el aumento en suscripciones digitales, entre otros. Dependiendo de la situación inicial del cliente, es posible que se generen grandes ahorros a la hora de retirar el software antiguo ya que éste a su vez puede ser muy costoso de mantener.
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Por último, hay algunos intangibles que son difíciles de cuantificar, pero que han de ser tenidos en cuenta a la hora de cambiar de gestor de contenido como son las mejoras en la rapidez y estabilidad del sistema, las mejoras en la experiencia de usuario y los dramas internos que el cliente se ahorra si el nuevo CMS lleva toda la parte técnica y permite al medio de comunicación realmente centrarse en el contenido.
El ejercicio del ROI es cuantificar, como hemos indicado antes, todos los costes y beneficios e indicar al cliente en qué momento realmente comenzará a ganar dinero tras el cambio de CMS. Personalmente opino que ese momento debe llegar no más lejos del primer año tras el lanzamiento.
Acabo este artículo no sin antes hacer una seria advertencia. Estos números son estimaciones, pero para nada se debe caer en la tentación de inflarlos demasiado ni caer en el “overselling”. Esto puede ser interesante para conseguir el cliente, pero luego la realidad pone a cada uno en su sitio tarde o temprano. Entonces se puede y se debe ser optimistas, pero no pasar la delgada línea roja de ofrecer estimaciones a sabiendas de que ni en el mejor de los escenarios se van a producir.
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